Een goed VOG-proces begint niet bij de aanvraag
In de vorige blog schreven we over het belang van kwaliteit en compliance. Een goed ingericht VOG-proces helpt u om tijdens een audit of inspectie direct aan te tonen dat uw organisatie voldoet aan de gestelde eisen.
Maar hoe ziet zo’n proces er in de praktijk eigenlijk uit?
Veel organisaties richten zich vooral op het aanvragen van de VOG. Terwijl juist de stappen vóór en ná de aanvraag bepalen of het proces soepel verloopt.
Wanneer start het VOG-proces?
Eigenlijk begint het al zodra een nieuwe medewerker wordt aangenomen.
Er moeten gegevens worden verzameld, de juiste screeningsprofielen worden gekozen, de medewerker moet de aanvraag afronden en vervolgens moet de organisatie de status bewaken. Pas daarna wordt de VOG opgeslagen in het personeelsdossier.
Iedere handmatige stap vergroot de kans op vertraging of fouten.
Waar ontstaan de meeste knelpunten?
In veel kraamzorgorganisaties verloopt een VOG-aanvraag via e-mail, losse documenten en verschillende systemen. Dat maakt het proces kwetsbaar.
Veelvoorkomende situaties zijn:
- persoonsgegevens worden meerdere keren overgetypt;
- onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor de opvolging;
- aanvragen blijven onbedoeld liggen;
- VOG’s worden op verschillende locaties opgeslagen;
- het ontbreekt aan een centraal overzicht.
Op zichzelf lijken dit kleine zaken. Samen zorgen ze voor extra administratieve belasting en onnodig tijdverlies.
Een goed proces is voorspelbaar
Een professioneel VOG-proces kent duidelijke stappen.
Iedere medewerker weet:
- wanneer een aanvraag wordt gestart;
- wie verantwoordelijk is voor de opvolging;
- waar documenten worden opgeslagen;
- hoe uitzonderingen worden behandeld.
Daardoor ontstaat rust binnen de organisatie en wordt de kans op fouten aanzienlijk kleiner.
Digitaliseren waar het kan
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om terugkerende administratieve processen te automatiseren. Niet omdat medewerkers hun werk niet goed doen, maar omdat computers repetitieve taken nu eenmaal sneller en foutlozer uitvoeren.
Ook het VOG-proces leent zich daar uitstekend voor.
Met een digitale oplossing worden aanvragen automatisch klaargezet, is de voortgang inzichtelijk en staan alle documenten centraal opgeslagen. Dat voorkomt zoekwerk en maakt het proces voor zowel HR als de medewerker overzichtelijker.
Volgende blog
Een goed proces voorkomt fouten. Maar wat levert het uw organisatie concreet op? In de volgende blog kijken we naar de invloed van een efficiënt VOG-proces op tijd, kosten en administratieve belasting.
